Od 2026 roku większość firm w Polsce będzie zobowiązana do wystawiania faktur wyłącznie elektronicznie – przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). To największa zmiana w fakturowaniu od czasu wprowadzenia JPK.
KSeF to rządowa platforma Ministerstwa Finansów służąca do:
- wystawiania,
- przesyłania,
- odbierania i
- archiwizacji faktur VAT
Od 2022 roku KSeF działa dobrowolnie. Od 2026 roku stanie się obowiązkowy – faktura sprzedażowa będzie uznawana za wystawioną dopiero po jej przyjęciu przez KSeF.
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla firm z przychodami powyżej 200 mln zł (w 2024 r.).
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT czynnych.
- 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikroprzedsiębiorców (do 10 tys. zł fakturowanej sprzedaży miesięcznie).
Dla wszystkich faktur kosztowych natomiast obowiązuje jeden termin jest to 1 luty 2026r. Od tej daty każda faktura kosztowa będzie w systemie KSeF do odbioru. Nieodebrana faktura kosztowa spowoduje brak możliwości jej zaksięgowania. Tym samym przedsiębiorca traci prawo do odliczenia VAT i uznania jej KUP.
Załączniki do faktur
- Nowelizacja przewiduje możliwość dołączania załączników do e-faktur (np. dokumenty dodatkowe, specyfikacje) — ale pod warunkiem wcześniejszego zgłoszenia zamiaru korzystania z tej funkcji. Faktury z kas rejestrujących i faktury uproszczone.
- Do końca 2026 roku będzie możliwość wystawiania faktur uproszczonych za pośrednictwem kas fiskalnych.
- Podobnie, cały czas przewidziana jest możliwość używania kas fiskalnych dla dokumentów, nawet po wejściu obowiązkowego KSeF, do końca 2026 r.
KOLEJNA WAŻNA ZMIANA – BRAK NOT KORYGUJĄCYCH
Faktur w KSeF nie da się anulować. Po jej wysłaniu nie da się jej skasować ani usunąć. Poprawki wykonuje się wyłącznie przez faktury korygujące:
| Typ błędu | Co zrobić? | Uwagi |
| Literówka / błąd formalny | Wystawić fakturę korygującą na „0” (tzw. korekta zerowa) lub poprawiającą wartość | Zależnie od błędu, wybierz odpowiedni typ korekty |
| Błąd merytoryczny (kwota, NIP, data) | Wystawić fakturę korygującą in plus lub in minus | Faktura korygująca też trafia do KSeF |
| Zła strona transakcji (np. inny kontrahent) | Wystawić korektę do zera, a następnie nową fakturę dla właściwego kontrahenta | Nie wolno po prostu „poprawić” starej faktury |
| Faktura wystawiona przez pomyłkę | Korekta do zera, nowy dokument | Brak funkcji „anuluj” = trzeba korygować |
CO Z FAKTURAMI ZAGRANICZNYMI I FAKTURAMI WYSTAWIAMY NA RZECZ KONSUMENTÓW
Kiedy faktury zagraniczne muszą być wystawiane przez KSeF?
- Jeśli podmiot ma polski NIP VAT i jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce, to od 2026 roku obowiązuje go korzystanie z KSeF także przy fakturach wystawianych kontrahentom zagranicznym (np. UE lub poza UE).
- Oznacza to, że faktury dokumentujące eksport lub dostawy wewnątrzwspólnotowe również powinny być wystawiane i przesyłane przez KSeF.
Co z podmiotami zagranicznymi?
- Jeśli podmiot nie ma polskiego NIP (np. firma zagraniczna bez działalności w Polsce), nie ma obowiązku wystawiania faktur przez KSeF.
- Podmiot zagraniczny działający w Polsce i posiadający NIP powinien korzystać z KSeF na takich samych zasadach jak podmioty krajowe.
Czy odbiorca zagraniczny musi odbierać fakturę przez KSeF?
- Nie ma takiego obowiązku — odbiorca spoza Polski może otrzymać fakturę np. mailem lub inną formą.
Korekta faktur zagranicznych
- Korekty faktur zagranicznych również powinny być przesyłane do KSeF, jeśli faktura pierwotna była wystawiona przez KSeF.
Kiedy wystawić fakturę dla konsumenta
- Od 2026 r. – obowiązek dotyczy tylko sprzedaży B2B.
Kiedy warto wystawić fakturę dla konsumenta przez KSeF
- Jeśli klient o to poprosi (np. do celów reklamacyjnych lub podatkowych).
- Aby mieć jednolitą ewidencję faktur i ułatwić archiwizację.
- Dla wygody, jeśli system księgowy jest już zintegrowany z KSeF.
KARY I SANKCJE ZWIĄZANE Z NIEWYWIĄZYWANIEM SIĘ Z OBOWIĄZKÓW W KSEF (KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR), ZGODNIE Z AKTUALNYMI PRZEPISAMI PO NOWELIZACJI W 2025 ROKU:
| Nr | Rodzaj naruszenia | Wysokość kary | Od kiedy obowiązuje | Uwagi |
| 1 | Niewystawienie faktury w KSeF, mimo obowiązku | Do 100% wysokości kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze (lub do 18,7% wartości brutto faktury, jeśli VAT nie został wykazany) | od 1 stycznia 2027 r. | Kara może być złagodzona, jeśli podatnik sam naprawi błąd |
| 2 | Nieterminowe wystawienie faktury w KSeF | Jak wyżej – do 100% VAT / do 18,7% wartości brutto | od 1 stycznia 2027 r. | Jeśli opóźnienie jest uzasadnione (np. awaria), kara może nie być nałożona |
| 3 | Nieprzesłanie faktury wystawionej offline do KSeF w ciągu 24h | Jak wyżej – do 100% VAT / 18,7% brutto | od 1 stycznia 2027 r. | Dotyczy trybu offline24 |
| 4 | Brak numeru KSeF w tytule przelewu za fakturę | Do 1000 zł kary porządkowej | od 1 stycznia 2027 r. | Dotyczy sytuacji, gdy faktura została wystawiona w KSeF |
| 5 | Utrudnianie kontroli podatkowej w zakresie KSeF | Do 5000 zł grzywny (kodeks karny skarbowy) | już obowiązuje | Kara ogólna – może być nałożona niezależnie od powyższych sankcji |
KLUCZOWE ELEMENTY UMOŻLIWIAJĄCE UWIERZYTELNIENIE I AUTORYZACJĘ UŻYTKOWNIKÓW ORAZ SYSTEMÓW DO PRACY Z KRAJOWYM SYSTEMEM E-FAKTUR- TOKEN I CERTYFIKAT W KSEF
Token (token dostępu)
- To specjalny klucz elektroniczny, który służy do uwierzytelniania użytkownika lub systemu przy komunikacji z KSeF.
- Działa podobnie jak login + hasło, ale jest bezpieczniejszy i często ma określony czas ważności.
- Wysyłając fakturę do KSeF przez API, system używa tokena, aby potwierdzić, że ma prawo to zrobić.
- Tokeny są generowane po zalogowaniu się przez Profil Zaufany lub inny system autoryzacji.
Certyfikat (certyfikat podpisu elektronicznego)
- To elektroniczny dokument potwierdzający tożsamość podmiotu (firmy lub osoby), który pozwala na podpisanie faktury elektronicznej.
- Certyfikat używany jest do podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaawansowanego, co gwarantuje integralność i autentyczność faktury.
- Może to być certyfikat kwalifikowany wydany przez zaufany urząd certyfikacji
- W KSeF certyfikat jest używany do autoryzacji dokumentów, zwłaszcza w trybie offline lub gdy system wysyła faktury w imieniu firmy.
CO W PRZYPADKU AWARII KSEF – TRYB „OFFLINE” i „OFFLINE 24”
| Rodzaj błędu | Co zrobić | Termin działania |
| Awaria po stronie KSeF | Wystaw fakturę w trybie offline24 | Prześlij do KSeF w ciągu 24h od przywrócenia działania |
| Błąd po stronie Twojego systemu (ERP, API) | Napraw błąd → nie wystawiaj faktury poza KSeF, dopóki nie działa integracja | Brak faktury = brak skutków podatkowych |
| Błąd w schemacie faktury (XML) | Popraw strukturę i ponownie wyślij fakturę | KSeF odrzuca błędne faktury – nie mają one mocy prawnej |
| Brak podpisu / nieprawidłowy token / wygasły certyfikat | Odnów certyfikat lub token → ponów wysyłkę | Do czasu poprawy – nie możesz wystawiać faktur |
JAK SIĘ ZABEZPIECZYĆ PRZED PUŁAPKAMI W KSEF :
- Należy Monitorować statusy faktur – każda faktura musi mieć status „przyjęta” przez KSeF.
- Zachowywać potwierdzenia (UPO) – dokumenty potwierdzające przyjęcie faktury przez KSeF.
- Ustalić wewnętrzną procedurę awaryjną – co robić w razie błędu (kto, kiedy, jak reaguje).
- Sprawdzać integrację z KSeF – czy Twój system księgowy zgłasza błędy i je loguje.
- Zainstalować certyfikat wystawcy i testować go regularnie
JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO NADCHODZĄCYCH ZMIAN – JAK PRZYGOTOWAĆ FIRMĘ OD STRONY TECHNICZNEJ I ORGANIZACYJNEJ NA KSEF.
PRZEDSIĘBIORCO JUŻ TERAZ
- Przetestuj integrację z KSeF
- Wygeneruj i skonfiguruj certyfikat wystawcy,
- Ustal sposób podpisywania faktur – np. certyfikatem lub tokenem. Można zintegrować system za pośrednictwem tokena w przyszłości certyfikatu
- Nadaj uprawnienia do KSeF (w systemie e-Urząd Skarbowy),
- Sprawdź, czy masz obowiązek wystawiania faktur dla konsumentów w KSeF. Skonfiguruj uprawnienia – np. UPL-1 lub pełnomocnictwo do podpisywania faktur
- Przeszkol pracowników – to nie tylko zmiana techniczna, ale też proceduralna
